年賀状の宛名印字について

年賀状
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シンです。
今年も残すところあとわずかになりました。私は毎年この時期、年賀状の宛名印字の仕事で忙殺されるのですが、今年もちょうどその真っ只中で、大変あわただしい日々を過ごしています。

最近はパソコンと宛名印字用のアプリ(有名どころでは「筆まめ」等)が普及しているので、あとはインクジェットプリンタさえあれば、誰でも手軽に宛名印字ができるようになりましたが、今回は、宛名印字のアプリの特徴や、できれば避けていただきたい入力の仕方をご紹介し、印刷会社でのネガの宛名印字の業務の一端をご紹介しようと思います。

宛名印字用のアプリについて

私が会社で使用している宛名印字用のアプリは「宛名職人2007」(ソースネクスト)です。
未だに2007年版のアプリ?と思われるかもしれませんが、個人で使用するわけではないので、裏面の干支の絵柄用のデータの新旧は全く関係ないわけで、宛名の方の機能しか使用しないので、これでも使用に問題はありません。このアプリは、もともとAGENDAという会社が販売していたアプリですが、かなり古くからあり、いまだにMAC版の宛名のアプリも出ているのはこれぐらいではないでしょうか。

このアプリ、「筆まめ」等に比べると、かなりマイナーですが、私がこのアプリの何が一番気に入っているかというと、動作が非常に軽く、かなり細かくカスタマイズできるという点です。私が会社で使用しているパソコンはかなり旧式で、OSもいまだXPなので、動作の重いアプリは使用するのはかなり辛い状況です。実際、以前に「筆まめ」もインストールしたこともありますが、動作がやたらに重く、今では全く使用していません。その点、「宛名職人」は動作が極めて軽いので、私のパソコンでも快適に使用できます。

また、「筆まめ」の最新のバージョンがどうかは分からないのですが、以前にインストールした「筆まめ」(Ver.13だったと思いますが)では、レイアウトの細かい設定はできないようでした。もちろん、あまり使い込んでいないアプリなので、ひょっとしたらカスタマイズするメニューを見落としていた可能性もありますが、その時の私には方法がわからなかったのです。その点、「宛名職人」はかなり細かいカスタマイズ、たとえば宛名の会社名や役職、氏名等の行間の細かい設定が簡単にできたりするので、お客様からの要望にも応えやすいというメリットがあります。

もちろん、「宛名職人」にも不満な点も多くあり、「筆まめ」の最新バージョンでは書道の専門家の監修による美しいレイアウトができるという話もパンフレットで見かけて、魅力を感じないわけではありませんが、長らく使い慣れたアプリをそう簡単に乗り換える気にもなかなかなれないというのが本音です。

確かに、個人で使用するには、裏面の干支のイラストが盛りだくさんで、郵便番号を入力しただけで住所が自動的に入力される等の宛名の入力支援機能が充実した「筆まめ」がおすすめなのは確かですが、バージョンが上がるたびにアプリの容量、おまけの画像や素材のコンテンツの容量も増える一方で、今やDVDでなければアプリのデータが納まらなくなってしまっている状況を見ると、メーカー間の販売競争の結果とはいえ、いささかユーザー本位を無視した不毛なコンテンツの水増し競争と思えなくもありません。
逆に「宛名職人」はコンテンツの容量では「筆まめ」に及ぶべくもありませんが、動作の軽さ、カスタマイズの容易さで、どちらかと言えば「玄人好み」のアプリと言えると思います。

できれば避けたい宛名データの入力仕方の例

宛名印字では、ほとんどの場合、お客様からデータをいただいて、それをもとに作業しますが、お客様からいただく宛名のデータ(主にマイクロソフトのエクセルデータ)の入力の仕方は様々で、こういう入力の仕方をすると宛名出力用のデータ作成が大変になるというものがあります。以下にできれば避けていただきたいというパターンをご紹介しましょう。

1.会社名と人名を同じセルに入力する
なぜこれがいけないのかというと、宛名では会社名には「御中」、人名には「様」という敬称をつけなければいけませんが、同じセルに入力してしまうと、宛名のアプリにはどちらをつけるべきか判断できないので困るわけです。中には「宛名敬称」用のセルに、つけるべき敬称を入力してくださっているお客様もいらっしゃるので、その場合にはその敬称を引っ張ってこれるので問題ありませんが、そうでない場合には、アプリが判別できるよう、会社名と人名が別のセルになるように手作業でせっせと分けてやるしかありません。

2.人名の前に役職名を入力
このように入力されていると、宛名の文字サイズが非常に小さくなるのと、役職名と人名が同じ文字サイズで処理されてしまうので、非常に見栄えが悪くなってしまいます。
バランスから言って、役職名は人名よりも小さめでなければ格好が悪いのです。
これが横組みで、すべて10.5ポイント程度の大きさで明朝やゴシックなど普通のフォントで印字するのであれば問題ありませんが、縦組みで行書体や楷書体を使用して、かなり大きな文字サイズで印字するとなるとこのような問題が出てくるわけです。
「筆まめ」の最新バージョンでこうした問題に対処できるのかどうかはわかりませんが、「宛名職人」では、こうした場合、役職を別のセルに分けるしか解決方法はなく、これも手作業になってしまいます。

3.各セルのデータの末尾に余分な空白が入っている
「宛名職人」を始めとする宛名印字用のアプリでは、文字数に応じて文字サイズを自動調整するように設計されています。データの末尾に余分な空白があると、その空白分だけ文字が小さくなってしまうので、都合が悪いわけです。
特に問題なのが、人名の後ろの余分な空白で、「様」の敬称と人名の間が間延びして非常に見栄えが悪くなってしまいます。こうした場合は、先の2例とは異なり、エクセルをいったんCSVというカンマ区切りつきのテキストデータに変換して、テキストエディタで余分な空白を一括で削除し、それを宛名印字のアプリで読み込めばOKなので、少しは対処が楽です。

以上が主な印刷業者にとってはありがたくないデータの入力の仕方の例ですが、1、2の例から言えることは、入力の項目はなるべく細分化し、「会社名」、「所属部署」、「役職」、「人名」、「郵便番号」、「住所」といった項目で分けておくのがよいといえます。住所については、番地以降は会社あてなどでは「○○ビル4F」などというものが多く、比較的長くなりがちなので、「住所2」として分けていただければなお良いのですが、よほど長いものでない限り、わけなくても支障ありません。ただし、あまりにも長い住所があると、「宛名職人」など宛名のアプリによっては文字切れが起きて住所の終わりの方が切れてしまうものがあるので(切れてしまった場合はそのレコードにチェックマークがついてわかるようになってはいますが)、セルをあらかじめ分けておくほうがあとの修正の手間は減ります。

最後に

ここまで読んでくださったみなさんは、かく言う私は宛名印字アプリを駆使して、さぞ見栄えのよい年賀状を出していると思われたかもしれませんが、残念ながら、私個人は年賀状はまだ手書きです。一番の理由は、毎年件数が十数枚ほどしかなく、宛名ソフトでデータベース化するメリットがあまりないからなのですが、もしかすると、会社で毎年この時期年賀の宛名印字ばかりしているので、年賀宛名用のソフトを家でも使うと、仕事を家にまで持ち込むような気がして心理的に抵抗があるからなのかもしれません。
私も、そそろそろ年賀状を書かないと、相手先に元旦に着かないので準備、準備と。
みなさんも年賀状は元旦に確実に着くよう、なるべくお早めにお出し下さい。
それと私が担当するメルマガは今回が今年最後になります。少し早い気もしますが、みなさんよいお年をお迎え下さい。また、来年もよろしくお願いいたします。

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