年賀状の宛名入力の注意点

こんにちは、シンです。
もう今年も残すところ1週間となりました。
この時期、私は会社で年賀状の宛名印字に明け暮れる毎日を送っています。私にとっては一年で年度末の3月に次いで忙しい時期です。しかし、今年は12月のはじめに風邪をひいてしまい、例年にも増して苦しいスタートとなってしまいました。

ところで、みなさんはもう年賀状を書きましたか? 私もようやく自分の年賀状を先週末に書くことができました。今回のブログは、私が会社での宛名印字で気付いたことを書きたいと思います。

Excelで年賀状の宛名データを入力する場合の注意点

毎年宛名印字をしていて、非常に困るのが、得意先によって宛名データの入力のしかたがまちまちで、入力のしかたによっては、こちらでかなり手を加えないと、宛名印字のアプリ(「筆○め」など)に読み込んだときにきちんとレイアウトできないということがあります。これにはいくつかのパターンがあります。

1.役職と氏名は別項目に

宛名ソフトは年々進化しているようですが、最近はどれも機能的には横並びで、図案やイラスト、書体などのいわば「おまけ」の豊富さで競争が行われているようです。

私としては、年賀状宛名ソフトの開発メーカーに言いたいのは、そんなおまけよりも、役職と氏名を自動判別して、役職を氏名よりも文字の大きさを自動で小さくしてレイアウトしてくれる機能をつけてほしいということです。

残念ながら、現状ではそんな機能をもった宛名ソフトにはお目にかかれないので、エクセルで同じ列に役職と氏名が続けて入力してある場合には、手動で役職と氏名を分けて行くという作業が必要となります。こうしないと役職と氏名が同じ文字の大きさになってしまい格好が悪い上、特に役職が長かったりすると、宛名で一番目立たせたい氏名が豆粒のような大きさになってしまい、目も当てられなくなってしまいます。

宛名の件数が少ないなら、大した作業ではありませんが、500件を越えるような数になると、かなりの手間と時間がかかる作業になります。コピペ(コピー&ペースト)で役職と名前を分けて行くのですが、一歩間違えると、前後の関係のない人のセルに誤ってコピーなどということも起きかねない、リスクを伴う作業になるので、できれば避けたいところです。

そこで、エクセルで宛名データを入力する際には、必ず役職と氏名は別項目(別の列)に分けて入力するようにしましょう。こうした方が名前で探す場合に探しやすくなるので管理もしやすくなるという利点もあります。

2.住所はビル名などの前に必ず1字空白を入れる

住所で番地の後にビル名やマンション名があるものは、必ず番地の後に全角空白を入れておきましょう。こうしないと、番地の数字とビル名がくっついて見えて住所が読みにくくなってしまいます。さらに欲を言えば、住所を県名から番地までを「住所1」、ビル名やマンション名などを「住所2」として項目を分けて入力しておくとなおよいでしょう。宛名アプリの中には、1つの項目で読み込める字数に制限のあるものがあり、あまり長い住所だと途中までしか読み込めないものもありますので、これはそうした字数の制限に引っかからないようにする予防策にもなります。

3.住所の番地のハイフンは必ず「-」(半角ハイフン)で

エクセルで宛名の住所録を入力する際、とても重要なのが住所の項目で数字と数字の間に入れるハイフン(例:「○○町○丁目2-3」など)を統一することです。これは半角ハイフン「-」で統一するようにしましょう。似たようなものに半角長音「ー」や全角ハイフン「‐」など(私はこれらを勝手に「偽(ニセ)ハイフン」と呼んでいます。)がありますが、これらの違いを意識せずに混在させると、思わぬトラブルになることがあります。

エクセルデータの画面上では別に不都合はなくても、それを宛名アプリに読み込むと、「?」(半角クエスチョンマーク)に文字化けしてしまうものがあるからです。残念ながら「?」に文字化けするハイフンが一体何の文字なのか、詳しい検証まではまだできていません。(上で上げた「偽ハイフン」以外の文字のようです。)いずれにしても、宛名アプリ上で住所の項目に「?」が含まれていないことを検索機能で確認しておかないと、出力したものに「?」が印字されているのを見つけて、しまったと思っても手遅れなのです。

実は、私がこの事実を知ったのはどちらかというと最近のことで、以前は出力したものに「?」が印字されているのを発見してあわてて出力し直しということを何度か経験したものです。封筒の宛名印字などでは封筒の予備が大抵何枚かあるのでそれでも対応できるのですが、年賀状の宛名印字の場合、よほど数の多いもの以外は年賀状の枚数はあらかじめ定数分しか用意されていないことがほとんどなので、これをやってしまうと致命的です。

ちなみに、「?」に化けるのは何も「偽ハイフン」ばかりではありません、エクセルデータでは問題なく表示や印刷ができる漢字でも、宛名ソフトに読み込んだ際に「?」に化けてしまうものがあるので注意が必要です。こういった漢字は多くの場合、入力の際に通常の日本語入力の変換では出てこない、文字一覧パレットや手書き検索入力などを用いないと入力できない漢字であることが多いので、こういった使用頻度の低い漢字を使用する場合には、宛名アプリで文字化けが起きる可能性があると思っておいた方がよいでしょう。

おわりに

昨年のブログでも書いた気がしますが、私は個人的には宛名印字アプリは使っていません。干支の絵柄だけはパソコンとインクジェットプリンタで印刷しますが、その他は全部手書きです。私が出さなければならない年賀状の枚数は高々十数枚ほどなので、宛名ソフトを持ち出すほどではないというのがその理由です。

しかし私が受け取る年賀状の8割以上が宛名アプリを使用したもので、私と違ってみなさんは非常に多くの年賀状を出されているのだろうと思います。枚数が多いので手書きでは大変ということで便利な宛名アプリに頼るのは仕方ないとしても、中には住所も裏面もフルデジタルで、「謹賀新年」以外に何のメッセージも伝わってこない、ちょっぴりさびしい気がするものもあります。私は必ず出す人に合わせて一言ずつ「謹賀新年」以外のメッセージを入れるように心がけています。会社宛のものはそこまでは無理としても、個人宛の年賀状は、できれば年賀状の出す相手に応じたメッセージを添えたいものです。

これがニシキプリントの今年最後のブログとなります。今年一年、ブログを読んで頂きありがとうございました。そして来年もニシキプリントのブログをよろしくお願いいたします。では、ちょっと早いですが、みなさんよいお年を。

こちらの記事もオススメです

コメントを残す

日本語が含まれない投稿は無視されますのでご注意ください。(スパム対策)